Co dělat, když je příliš mnoho úkolů nebo podnětů, než se dá vůbec zvládnout? Hlavně nepanikařit, zachovat si zdravý rozum a použít techniku „matice dopadu a úsilí
“ neboli „impact - effort matrix
“. Zní to složitě, ale není.
Stačí vzít všechny vstupy, například formou známých žlutých lístečků a dle svého (nebo týmového) pocitu je postupně roztřídit na plochu, která je rozdělena křížem do čtyř sektorů.
🟣 Vodorovně (zleva doprava) je osa úsilí, které je potřeba vynaložit pro dosažení cíle.
🟣 Svisle (odspodu nahoru) je osa dopadu, jaký to bude mít pro splnění cíle, naplnění firemních či finančních hodnot.
Při umístění každého lístku do svého sektoru se ještě promyslí vztah k ostatním již umístěným lístkům. Tedy jestli je o něco snazší dokončit než jiný a jestli má větší dopad?
Jakmile jsou všechny lístky rozmístěny podle tohoto vzorce do svých relativních postavení, je na čase se zamyslet, co každý z těch pomyslných sektorů vlastně znamená:
🟣 Vysoký dopad / Malé úsilí - Takzvané „quick wins
“ tedy úkoly, které stojí za to řešit hned.
🟣 Vysoký dopad / Vysoké úsilí - Stojí rozhodně za zamyšlení, jestli by se nedalo je zjednodušit. Například rozdělit na několik menších úkolů, každý se svým relativním umístěním.
🟣 Nízký dopad / Nízké úsilí - Pokud zbývá čas, nebo je jiná práce blokována, proč se těmto úkolům nevěnovat?
🟣 Nízký dopad / Vysoké úsilí - Jednoznačná díra na prostředky, která nemá smysl, aby se jí někdo věnoval. Nebo je potřeba se zamyslet, jestli je opravdu tak náročná, nebo má tak malý dopad.
Existuje bezpochyby mnoho vhodnějších postupů na řízení velkého množství práce. Tento je však velmi snadný, lze ho rychle aplikovat a neblokovat tak práci.
A co vy? Máte svou oblíbenou techniku, jak se rychle zorientovat ve velkém množství práce?