V rámci procesů a postupů nejen při vývoji software se v posledních letech celkem často stává, že se setkají odborníci na danou činnost spolu s „steakholdery
“ a tak trochu od stolu vytvoří výsledný produkt. I když v lepším případě proběhne analytická příprava, bývá zaměřena tak, aby uspokojila potřeby právě toho, kdo platí.
Aby byl kupující spokojený, je to občas složitější disciplína. Bývá totiž obklopen lidmi z jiné manažerské vrstvy, kteří už mají blíže k reálným potřebám a mají své zájmy, které se snaží prosadit do cílového řešení. Bývají to různí vedoucí úseků, kteří by potřebovali všelijaké reporty a statistiky, aby mohli danou část dobře a svědomitě řídit. To však obvykle prodlouží a prodraží zakázku, ale občas je to potřeba a tak poslední měsíc dva se vedle ladění posledních bugů řeší právě takovéto přehledy pokud zbyde rozpočet.
Paradoxem celého popisu výše však je, že se prakticky vytratil člověk, který tu aplikaci bude každý den používat. Když je to aplikace prodejní, tak se naštěstí občas sáhne po postupech UX, A/B testování a „optimalizuje se konverze
“. Ale když se jedná o interní nástroj, tak často musí stačit jak to bylo původně navrženo. Zaměstnanci jsou pak nuceni trávit množství času čekáním na pomalou aplikaci, procházením komplikovaných postupů a procesů ve kterých je snadné udělat chybu. Když to nestíhají, tak pracují neplacené přesčasy, nebo o víkendu dohání co se nestihlo přes týden. A když už je to opravdu neúnosné a někdo si toho všimne, tak se najme nový kolega, kterého navíc vedle své práce musí ještě školit.
V Japonsku však existuje proces, který se u nás moc neaplikuje, ale který by dokázal výše popsané situaci předejít, nebo alespoň minimalizoval její následky. Říká se tomu „Kaizen
“ a jedná se o soubor postupů a procesů vedoucí k neustálému zlepšování. A to je zajímavé, že můžeme dát zaměstnanci příplatek, aby pracoval o 20% více, nebo můžeme zjednodušit jeho práci a dosáhnout stejného nebo lepšího výsledku často i za nižší náklad. Čím více lidí dělá stejnou práci, čím častěji a déle, tím větší pravděpodobnost je, že by se vyplatilo všem zúčastněným danou část zjednodušit, zrychlit nebo prostě zlepšit. Jenže kde začít?
V posledních letech často slýchám „Neměříš? Neřídíš!
“ a tady to platí o to více. Pokud zaměstnavatel neví jaké procesy se ve firmě dějí, kdo je vykonává, jakou má zástupnost a vytíženost, nemůže ani vědět že má problém, který je potřeba řešit. Vědět který proces se nejčastěji opakuje, který trvá nejdéle, který vykazuje největší chybovost a tedy co by se mělo optimalizovat nebo automatizovat příště zní až nereálně. Ale lze to a jsou i místa kde to funguje. Jen je potřeba odpovědný a pracující manager se zájmem o svůj úsek a podřízené a nebo vhodný nástroj, procesy a postupy.
A jak to děláte u vás? Máte zavedený nebo by se Vám líbil Kaizen? Umíte udělat více práce za méně peněz a ještě z toho mít radost?