Když už se podaří, že si člověk může plánovat pracovní čas, přichází i odpovědnost s ním rozumně nakládat. Zajímavý fenomén který se někdy v životě stal asi každému překvapivě odpovídá Paretovu principu v podobě 80% času, 20% práce. Čím je však časový úsek delší, tím větší je riziko, že se ve zbývajících 20% času všechno nestihne, nebude to bez chyby a navíc to dokáže řádně vyčerpat.
Když se však velká práce rozdělí do několika menších celků a pro každý je určen vlastní časový rámec, pravidlo platí sice stále, ale riziko celé zakázky překvapivě klesá. Významného zefektivnění lze však dosáhnout ve chvíli, kdy se v jednotlivých částech začnou opakovat shodné nebo velmi podobné vzorce a ty se podaří řešit v pravidelném rytmu.
Když například každý den ráno začíná stejným úkonem, jako třeba projít si přehled úkolů na ten den, sníží se riziko opomenutí kroku. A i když třeba není síla, tak síla zvyku a rutiny člověka tak nějak postrčí jako když do nepoháněného vagónu uprostřed vlakové soupravy strčí ten další, který už motor má.
Ideální stav je, když se podaří všechny kroky dostat do takového opakujícího se rytmu. V takových chvílích lze totiž celou tu symfonii kroků postupně zrychlovat. V některých fázích pak přijde na mysl i možnost některé kroky automatizovat nebo i zjednodušit. Každé jedno zjednodušení kroku který se opakuje, přináší hodnotu tolikrát, kolikrát ke kroku dojde. Najednou začnou vyvstávat na povrch drobné, ale v celku zásadní prvky které jsou třeba i zbytečné a jen komplikují práci. A jinak náročný a táhlý projekt tak může najednou šlapat jako dobře seřízený stroj a na ten je vždy radost se nejen podívat.
A co vaše práce? Zní jako Symfonie seřízeného vlakostroje?